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¿No cuentas con suficiente tiempo en el día? 16 Poderosas Maneras de ser Más Eficiente.

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¿Cómo se sentiría si pasara menos tiempo haciendo las cosas que ama? Cuando uno es más eficiente en su vida, su productividad aumenta. Mientras usted puede estar tentando a ver a las personas productivas como unas máquinas, todo se trata de hacer uso de cada minuto de cada día.

Pero la gestión del tiempo es difícil.

Si usted lo piensa un poco, la gente generalmente se distrae por cosas, lo cual lo hacen perder el enfoque. Debido a que no existe una píldora mágica que ayude a revolucionar su rendimiento, usted debe cambiar ciertos hábitos. Aquí tiene 16 poderosas maneras de ser más eficiente.

 

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1.Crear metas cada mañana

Ya sea que se encuentre practicando una habilidad o completando un largo Proyecto, su éxito depende de las metas que te has puesto en la mañana por las próximas 24 horas. De este modo, usted se siente más comprometido a rendirse cuentas a usted mismo cada dia.

Un gran error que se comete es no planear. Si usted no establece metas claras, es probable que se pierda en su agenda. Esta es la razón por la cual la gestión del tiempo es tan importante.

2.Use una herramienta de gestión de proyectos/gestión del tiempo

Administrar un equipo puede ponerte los nervios de punta. Existe mucha presión cuando estas a cargo de administrar o dirigir en general.

En los tiempos actuales de la era digital, existen algunas herramientas que te pueden ayudar a impulsar tu eficiencia y manejo de tu tiempo e incrementar la productividad para lograr que se hagan las cosas.

La herramienta de gestión de proyectos más popular es Asana. Esta te ayuda a asignar tareas a personas y enviarles notificaciones en cada cambio. Esta herramienta está disponible en iOS, web y Android.

Otra herramienta popular que te puede ayudar cuando no tienes tiempo para todo es Trello. Trello te ayuda a monitorear diferentes proyectos sin necesidad de reunirte en persona. Adicionalmente, los usuarios pueden revisar sus proyectos con una vista personalizable y recibir emails de proyectos en marcha.

 

3.Establecer un límite de tiempo para cada meta

Una vez que escribes tus metas, lo ideal es establecer una fecha de vencimiento para terminarlas. Si no cuentas con un tiempo específico, es posible que dejes las metas sin concluir. Por ejemplo, puedes decir que vas a comprar un carro en los siguientes 6 meses. Esto es lo equivalente a firmar un contrato contigo mismo.

Aunque existe un riesgo de fallar, lo mejor es comprometerse a cumplirlo de manera casi religiosa. Esto nos lleva a otra pregunta, ¿por qué las fechas compromiso son tan importantes? Estas fechas hacen que nuestras metas sean manejables y aumenta nuestra eficiencia hacia lograrlas. Pero, establecer un limite de tiempo no es una cosa sencilla.

Para empezar, usted debe escribir las fechas compromiso. Esto te ayudará analizar y forjar un plan en como lograr las metas. Esto ayuda también a comprometerte con ellas.

Además, los limites deben ser realistas. Por ejemplo, no deberías establecer 30 minutos para una tarea que toma 1 hora. Como una regla general, lo ideal es realizar las tareas difíciles primero y el resto del trabajo fluye de manera más rápida.

Asegúrese de tener el suficiente tiempo para cada cosa en su lista.

 

4.Priorice sus tareas

Cuando priorizas, logras que se haga mas trabajo. Digamos que tu lista de cosas por hacer es un desastre repleto de acciones. Si usted prioriza su trabajo, usted va a sentir que todo pareciera haber estado listo desde ayer. Cabe mencionar que no es posible terminar todo en tan solo 24 horas.

El primer paso es identificar lo que debe hacerse primero. Esta es una actividad continua. Puedes hacer una vez al día, o varias veces al día, dependiendo si tus actividades cambian. Al priorizar sus actividades, eche un vistazo a las fechas de conclusión. Algunas tareas dependen del trabajo de otras personas, por lo que debe hacer mas tiempo en caso de demoras.

Usted debe identificar qué es lo que debe terminarse inmediatamente y cuál es el resultado una vez que una tarea es completada. Asegúrese de escribir una lista nueva cada mes o cada día.

 

5.Aprenda a delegar sus responsabilidades

No importa que tan competente es usted con la gestión de su tiempo, usted no puede cargar con todo el negocio en su espalda. Mientras que delegar suena fácil, requiere de mucha coordinación y confianza. Pero, ¿por qué delegar? Esto incrementa la eficiencia y te permite saber quién está mejor preparado para realizar tareas específicas.

Además, reduce la carga de trabajo y ayuda a la gente a desarrollar nuevas habilidades. Esto es además una señal de respeto a tus subordinados.

Cuando delegas tareas, usted debe soltar. Muchos jefes tienen dificultades aceptado que otros se encarguen de actividades de su rol. Usted debe jugar con las fortalezas de sus empleados y no tener miedo de enseñarles nuevas habilidades.

 

6.Agende su tiempo de procrastinación

La procrastinación o postergación es una de las amenazas mas grandes a su gestión del tiempo cuando uno desea ser mas productivo. Si usted no planea o agenda su tiempo de procrastinación, esto puede reducir su eficiencia. La gente reagenda o empuja sus tareas a fechas posteriores por muchas razones, desde desinterés, complejidad de las tareas o falta de confianza.

Mientras la mayoría de nosotros nos sentimos culpables por procrastinar, de hecho es bastante saludable. Usted no debe obligarse o forzarse a cierta tarea por un largo periodo de tiempo.

Solo se convierte en un problema cuando te das cuenta que siempre estas en un apuro o malabareando las tareas para lograr terminarlas a tiempo.

 

7.Optimice su ambiente de trabajo

Cuando usted optimiza su ambiente de trabajo, usted puede desbloquear el potencial de su equipo. Algunas de las maneras en que usted puede optimizar su ambiente para incrementar la eficiencia incluye asignar un espacio de trabajo y asegurarse de que sea un ambiente de calidad.

Otra manera de refrescar el arreglo en el lugar de trabajo. Si tus trabajadores están acostumbrados a estar sentados, usted puede incrementar su eficiencia con escritorios que se usan de pie. Usted puede reemplazar con sillas ergonómicas.

Siga la regla 80/20.

La regla 80/20 (principio de Pareto) ayuda a priorizar las tareas de tal modo que estimulen la productividad. Este principio establece que usted puede obtener el 80% de los resultados con tan solo el 20% de sus esfuerzos.

Another way is refreshing in the workplace arrangement. If your workers are used to sitting, you can boost their efficiency with an adjustable standing desk. You can also replace the chairs with ergonomic models.

Para maximizar la eficiencia en la gestión del tiempo, usted debe identificar 20% de las tareas mas importantes. Después, buscar una estrategia de cortar el 80% de ellas. La idea es pasar más tiempo en cosas que generen un mayor ingreso.

¿A que le inviertes la mayor parte de tu tiempo? Mire su calendario y sea honesto en donde pasa la mayor parte de su tiempo. Tal vez usted está usando mucho tiempo entrenando a su equipo, escribiendo contenido, produciendo productos, etc. Bueno, es hora de comenzar a medir sus resultados.

Asegure de mirar a las tareas que obtienen mas resultados al inicio del día. También, usted necesita pasar menos tiempo en esas tareas que producen resultados mínimos. Su eficiencia de trabajo estará determinada por que tan bien planea su tiempo.

Be sure you look at the most results-driven tasks early in your day. Also, you need to spend less time on those tasks that produce minimal results. Your work efficiency will be determined by how well you plan your time.

 

8.Aprenda a decir “no”

La eficiencia de trabajo se construye por el habito reflectivo de decir si a las oportunidades y no a las distracciones. Inevitablemente, terminamos decepcionando a las personas, incluyendo a nuestra familia.

A pesar de las connotaciones negativas, la palabra ‘no’ puede producir un resultado positivo a largo plazo. Por ejemplo, si un compañero de trabajo te pide hacer algo que no quieres hacer, es suficiente tan solo decir no. Si eso asegura que as usted no le sea robado su valioso tiempo para lograr que se hagan las cosas.

Pero usted no solo debe decir no y mantenerse callado. Usted necesita sonar razonable. Si usted no da razones suficientes, otros trabajadores podrían pensar que usted es de mente cerrada o terco.

The idea is to create healthy boundaries and stop other workers from stealing your time. It’s okay to say no now than to be resentful later.

 

9.Programe su tiempo de comunicación (email, llamadas, mensajes, etc)

Si usted quiere incrementar la eficiencia en su lugar de trabajo, los empleados deben poder comunicarse entre ellos efectivamente. Esto explica porque la mayoría de las ofertas de trabajo requieren de buena comunicación. La verdad es, cuando la información no es transferida de manera correcta, la productividad puede reducirse.

Cuando existe una comunicación efectiva, la productividad general de los empleados aumente. Para empezar, los empleados deben entender lo que sus superiores necesitan de ellos y después llegar a soluciones únicas que ayuden a aumentar la eficiencia. Todos deben estar en este canal.

Cuando utilizas un email, una llamada o mensaje de texto para comunicarte con tus empleados, usted necesita estar seguro de que recibirán el mensaje a tiempo. Si usted utiliza medios de comunicarse deficientes, va a desperdiciar mucho tiempo en su proyecto. Por lo tanto, usted necesita considerar sus objetivos antes de tomar el teléfono.

Usted no necesita hacer a sus empleados esperar por aprobaciones. Solo llámelos y explique todo lo que se necesita hacer. Por su puesto, frases simples tales como buen trabajo y bien hecho pueden dar algo de motivación.

 

10.Evite el multitasking

Nunca se engañe a si mismo pensando que usted es muy bueno haciendo múltiples tareas a la vez. Si una tarea en particular requiere de su enfoque profundo, usted debe concentrarse en ella solamente. ¿Alguna vez has intentando trabajar en un documento importante y justo en ese momento un correo aparece? Cuando regresas a tu documento, tienes que re-enfocarte. Así que cada vez que intentas hacer multitasking pierdes el enfoque.

Existe una amplia serie de investigaciones que demuestras que el multitasking afecta tu eficiencia. Si usted quiere incrementar su productividad, su cerebro desde estar completamente presente en la tarea. Mientras que caminar y comer pueden llevarse a cabo al mismo tiempo sin un fin catastrófico, no conlleva el mismo peso que escribir mensajes mientas conduce un auto.

Esto puede afectar su eficiencia cuando es hora de cambiar de plan.

En un ambiente de trabajo, usted nunca debe hacer multitask. Primero, usted debe crear una lista de cosas que hacer y dedicarse a ello completamente y sin distracciones. Esto puede eliminar el desperdicio de tiempo al intentar descifrar que es lo que sigue por hacerse. Segundo, usted debe evitar cambios de enfoques mentales para cosas innecesarias.

Una manera de prevenir el multitasking es tomar descansos pequeños a lo largo del día para despejarse y regresar de nuevo a la tarea.

 

11.No aspire a la perfección

Si usted quiere incrementar su eficiencia, debería soltar la necesidad de llegar a la perfección. Generalmente, el perfeccionismo nos mantiene como locos nuestra vida entera. Algunas veces nos encontramos aspirando a más para convertirnos en el mejor. Si usted no tiene cuidado, podría terminar en un cúmulo de emociones de odio, duda o agotamiento. Así que, basta ya de tratar de ser perfecto para coda cosa que hacemos.

La verdad del asunto es que cuando aspirar a hacer las cosas con total perfección usted no siempre toma las mejores decisiones. Usted limita sus opciones. Esto es como una rueda de hámster, usted solo se sigue moviendo y moviendo.

¿Como puede dejar de un lado el perfeccionismo para incrementar su eficiencia? Usted debe cambiar su mentalidad, construir su confianza, tomar sus propias decisiones y aprender a soltar.

 

12.Tome una siesta durante el día

Mientras que mucha gente asocia las siestas con la niñez, este no es el caso. De acuerdo con la ciencia moderna, tomar una siesta facilita la resolución de problemas creativos y aumenta la capacidad de aprendizaje. No es sorpresa que mejore nuestro desempeño en el trabajo. De igual manera, existen muchos beneficios a la salud. Tomar una siesta minimiza los niveles de cortisol lo que reduce la ansiedad y la depresión

¿Cuándo deberías tomar una power nap (‘siesta reponedora’)? Si tomas una siesta entre 1 y 3 pm, adhiérase a ese lapso. Aquellos que han entrenado sus cuerpos para mantenerse despiertos después del mediodía no van a tener problemas haciendo esta transición.

Por los primeros días, usted puede entrenar su cuerpo para hacer respiraciones profundas antes de dormir. Cualquier inconsistencia va a ser difícil para usted. Quizá debería poner una alarma de 15 o 20 minutos.

 

13.Esté consciente de sus malos hábitos.

Si usted desea incrementar su eficiencia de trabajo es hora de deshacerse de viejos hábitos. Aunque usted no lo crea, una cosa puede ser la diferencia. Algunos hábitos pueden irse enraizando de sin que lo notes causando muchos daños.

Algunos disminuyen su certeza y atrofian su desempeño. Un simple habito de usar el teléfono o tableta en la cama puede afectar su desempeño la siguiente mañana. Probablemente usted no se da cuenta como esto le roba su sueño hasta que comienza a sentirse somnoliento el siguiente día.

Segundo, usted debe dejar de estar presionado el botón de postergar de su alarma. Esto puede interferir con su ciclo de sueño. No se sorprenda que usted se despierte el siguiente día incluso antes de que suene su alarma. Cuando usted preciosa el botón de snooze y vuelve a dormir, usted se levanta la siguiente mañana sintiéndose cansado.

Otro de los malos hábitos incluye surfear en el internet, multitasking y responder los correos electrónicos en cuanto llegan a su bandeja.

 

14.Dormir 7-10 horas

Si usted tiene una presentación importante mañana, debería de dormir bien. Para impulsar su eficiencia, usted debe descansar por lo menos 7 a 10 horas. ¿De qué manera afecta la falta de sueño su productividad? Dormir mal lleva a estar perezoso, lo cual puede bloquear su creatividad. Los individuos con falta de sueño siempre tienen problemas para concentrarse en su lugar de trabajo y hacer sus tareas.

Dormir bien ayuda a tener un mejor juicio a la hora de tomar decisiones, ayuda en la solución de problemas y disminuye el riesgo de agotamiento.

 

15. Recuerde ejercitarse

 

Hacer ejercicio de manera regular puede incrementar su productividad en el trabajo. De igual modo mantiene su mente activa durante el día. Incluso una rutina simple de ejercicios puede tener un impacto en su eficiencia laboral. Es mejor tener una rutina de 30 minutos que funcione con su agenda que tener una rutina de 2 horas que no va a funcionar.

Cuando hacer ejercicio parezca imposible, usted debe comenzar con poco. Busque por las actividades menos extenuantes que usted disfrute. Funciona de mejor manera si usted lo hace en compañía de amigos. No se fije tanto en el equipamiento de ejercicio, dieta o llevar un rastreo de todo.

Mientras que tomar todos estos pasos es muy bueno, esto puede fácilmente matar sus nuevos hábitos. Ejercitarse 30 minutos al día incrementará sus niveles de energía y lo mas importante, va a mejorar su eficiencia laboral.

La eficiencia en su vida significa hacer tiempo para completar sus metas. Si estás teniendo problemas con la productividad en tu trabajo y no hay tiempo suficiente en el día, usted debería seguir los consejos anteriores para poder lograr que todo se haga y pueda pasar mayor tiempo con su familia.

 

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